Reprezentacijos sąnaudų pripažinimas ribojamų dydžių leidžiamais atskaitymais
Marina GUPTOR Konsultantė ekspertė
Nemažai įmonių metų pabaigoje planuoja organizuoti įvairius renginius, kurių sąnaudas norėtų pripažinti leidžiamais atskaitymais. Neretai tokie renginiai įforminami kaip reprezentacija. Straipsnyje aptarsime, kas laikoma reprezentacija pelno mokesčio apskaičiavimo tikslais ir kokie reikalavimai keliami įforminimui.
Lietuvos Respublikos pelno mokesčio įstatymo 22 straipsnis nustato, kad reprezentacija yra ribojamų dydžių leidžiami atskaitymai. Reprezentacijos sąnaudos turi būti susijusios su įmonės gautina arba gaunama ekonomine nauda – skirtos naujiems verslo kontaktams užmegzti, santykiams su esamais partneriais pagerinti ir panašiai. Visa tai gali vykti kaip formalioje aplinkoje, pavyzdžiui, susitikimai, pristatymai, taip ir neformalioje: reprezentacijos metu leidžiama ir pasilinksminti, pailsėti. Tačiau reikia nepamiršti, kad ne bet koks pasilinksminimas ar pasišnekučiavimas prie vaišių stalo bus pripažintas reprezentacija. Susirinkimas, pristatymas ar renginys gali būti laikomi reprezentacija, jeigu siekiama įprastų reprezentacijos tikslų.
Pagrindiniai reprezentacijos kriterijai:
* reprezentacija – vienas iš vieneto verslo ryšių plėtojimo būdų;
* reprezentacijos tikslas – užmegzti naujus verslo ryšius arba pagerinti esamus;
* reprezentacijos įgyvendinimo forma – pobūviai, banketai, verslo pietus, suvenyrai, kelionės ir kt.;
* reprezentacijos auditorija – su įmonės veikla sietini konkretūs juridiniai ir / ar fiziniai asmenys: potencialūs pirkėjai, tiekėjai, investuotojai, verslo partneriai, kiti asmenys, kurie turi ar gali turėti įtakos užmezgant naujus ir plėtojant esamus verslo ryšius;
* reprezentaciją vykdantys asmenis – įmonės darbuotojai.
Reprezentacijos tikslai:
• pristatyti įmonę (jos steigimą, veiklą – tiek dabartinę, tiek būsimą);
• pristatyti įmonės teikiamas paslaugas ir (ar) prekes (jų kokybę, galimybes);
• užmegzti ryšius su potencialiais klientais, investuotojais, verslo partneriais, taip pat stiprinti ryšius su esamais klientais (verslo partneriais);
• pristatyti Lietuvą.
Įmonės pristatymas
Reprezentacinio renginio metu gali būti pristatoma pati įmonė, jos steigimas, veiklos koncepcija, pranašumai, išskirtinumai, darbuotojai, jų darbo ypatybės ir panašiai.
Pavyzdys
Naujai įsteigta verslo kanceliarinių prekių ir baldų įmonė organizuoja reprezentacinį renginį. Į jį pakviesti prekybos centrų bei didelių įmonių atstovai. Renginio metu pasakojama apie įmonę, jos planuojamą veiklą, prekių ir paslaugų asortimentą, prekių gamintojus, įmonių vadybininkus, kurie dirbs su klientais, jų darbo ypatybes ir panašiai.
Įmonės prekių ir (arba) paslaugų pristatymas
Reprezentacinio renginio metu gali būti pristatomos tiek esamos, tiek būsimos įmonės prekės ir (arba) paslaugos, pasakojama apie jas, demonstruojama ir panašiai.
Pavyzdys
SPA ir grožio centras organizavo reprezentacinį renginį. Į jį buvo pakviesti grožio salonų atstovai. Renginio metu buvo demonstruojamos kūno priežiūros prekės, pasakojama apie jų savybes, taip pat buvo pristatomi centro organizuojami mokymai grožio srityje.
Lietuvos pristatymas
Kai reprezentaciniame renginyje dalyvauja svečiai iš kitų šalių, renginys gali būti skirtas ir Lietuvai pristatyti, pavyzdžiui: pasakojama apie verslo galimybes, teisinį reglamentavimą ir panašiai.
Ryšių užmezgimas ir (arba) pagerinimas
Reprezentacijos sąnaudų įmonė gali patirti siekdama užmegzti ryšius su potencialiais klientais, investuotojais, verslo partneriais, taip pat stiprinti ryšius su esamais klientais (verslo partneriais) – tiek kitais vienetais, tiek fiziniais asmenimis. Tačiau įstatymas nustato, kad tai negali būti įmonės darbuotojai, akcininkai, savininkai bei kontroliuojamieji ar kontroliuojantys vienetai ar asmenys, nors pačiame reprezentaciniame renginyje įmonės darbuotojai gali dalyvauti, jeigu tik dalyvavimas susijęs su reprezentacijos tikslais.
Reprezentacijos vieta
Reprezentacinis renginys gali vykti bet kokioje vietoje, t. y. ne tik įmonės biure, bet ir kitose patalpose. Dažniausiai įmonės reprezentaciniams renginiams užsakomos specializuotos patalpos. Ten yra visa reikalinga įranga, aptarnaujantis personalas, teikiamos maisto ruošimo, apgyvendinimo paslaugos ir panašiai.
Pavyzdys
Įmonės centrinė būstinė yra Vilniaus mieste. Įmonė surengė seminarą verslo klientams Klaipėdoje. Renginyje dalyvavo 15 įmonės darbuotojų ir 45 verslo klientai. Renginio metu buvo pristatoma įmonė, jos prekės ir paslaugos, todėl šis renginys laikomas reprezentaciniu. Tokio renginio organizavimo išlaidos, taip pat iš kitų miestų atvykusių klientų nakvynės išlaidos laikomos reprezentacinėmis sąnaudomis ir yra priskiriamos ribojamų dydžių leidžiamiems atskaitymams. Darbuotojų vykimas į renginį įformintas komandiruotės įsakymu. Darbuotojų kelionės išlaidos laikomos komandiruotės sąnaudomis.
Pavyzdys
Įmonė, prekiaujanti sporto prekėmis, suorganizavo verslo klientams renginį, kurio metu buvo pristatoma įmonės veikla.
Lietuvos įmonė, rengdama sporto renginį verslo klientams, patyrė sportinio inventoriaus nuomos, sportinės aprangos su įmonės simbolika įsigijimo, maitinimo, iš kitų miestų atvykusių klientų nakvynės išlaidų. Renginio metu taip pat buvo pristatoma įmonės veikla, prekės. Renginio organizavimo išlaidos gali būti laikomos reprezentacijos sąnaudomis.
Jeigu reprezentaciniuose renginiuose, kurių tikslas – užmegzti naujus arba pagerinti esamus verslo ryšius su konkrečiais asmenimis, dalyvauja ir vieneto darbuotojai, akcininkai, savininkai, kontroliuojamiesiems ar kontroliuojantiems vienetams atstovaujantys asmenys ar kontroliuojantys nuolatiniai ar nenuolatiniai gyventojai, tai ir jiems tenkanti reprezentacinių sąnaudų dalis priskiriama ribojamų dydžių leidžiamiems atskaitymams.
Pavyzdžiui, kultūros ar sporto renginiai, kuriuos lanko įmonės darbuotojai kartu su verslo klientais, atitinka „reprezentacijos“ sąvokos apibrėžtį, jei tokių renginių metu siekiama įprastų reprezentacijos tikslų ir vienetas gali tai pagrįsti.
Pavyzdys
Įmonė nuomoja ložę pramogų ir sporto arenoje. Jei ložė skirta esamiems ir potencialiems klientams ir lankant renginius siekiama įprastų reprezentacijos tikslų (aptariamos verslo galimybės, pristatoma vieneto veikla, jo teikiamos paslaugos), tai ložės nuomos išlaidos gali būti priskiriamos reprezentacijos sąnaudoms.
Pavyzdys
Bilietai verslo partneriams į operą gali būti reprezentacinės sąnaudos, jeigu bendrovė gali pademonstruoti tokių renginių reprezentacinį pobūdį, priešingu atveju tai yra paprasčiausia dovana, nesusijusi su įmonės pajamų uždirbimu ir ekonominės naudos gavimu, o dovanos pagal PMĮ 31 straipsnį yra neleidžiami atskaitymai.
Pavyzdys
Bendrovė, kuri nesiverčia maitinimo paslaugomis ir jos veikla niekaip nėra susijusi su žuvimis, verslo partneriams padovanoja žuvį. Tokios išlaidos nėra laikomi reprezentacinėmis sąnaudomis. Tačiau tuo atveju, jeigu įmonė žuvimi pavaišintų svečius per reprezentacinį renginį, tuomet išlaidas būtų galima priskirti reprezentacinėms.
Pavyzdys
Gamybos įmonė savo jubiliejaus proga surengė šventę. Šios šventės tikslas – tik pramogos ir vaišės. Tokiu atveju tokio renginio organizavimo išlaidos nelaikomos reprezentacinėmis sąnaudomis. Tačiau jeigu per renginį bendrovė reprezentuoja save ir pristato savo prekes, paslaugas ar veiklą ir jame dalyvauja dauguma verslo partnerių arba investuotojų, jeigu įmonė gali pateikti įrodymų, kad renginyje ji pristatė savo prekes ar paslaugas, t. y. turi skaidres, dalijamąją medžiagą, programą, renginio nuotraukas, tuomet tokios išlaidos yra reprezentacinės. Jeigu renginys vyks SPA ar pramogų komplekse, patikrinimo metu mokesčių administratorius gali suabejoti: koks renginio pagrindinis tikslas – pramogos ar verslo tikslai?
Reprezentacijos vykdytojai
LR pelno mokesčio įstatymo 22 str. 4 dalis nustato, kad reprezentacinėms sąnaudoms nepriskiriamos per vieneto akcininkus, pajininkus patirtos išlaidos, išskyrus atvejus, kai šie asmenys yra vieneto darbuotojai. Todėl svarbu atkreipti dėmesį, kad atstovauti įmonei, pavyzdžiui, per verslo pietus, gali tik jos darbuotojai. Priešingu atveju tokios išlaidos nebus laikomos reprezentacinėmis.
Taigi, tam, kad įmonė pripažintų reprezentacines sąnaudas, patirtos išlaidos turi atitikti LR PMĮ 22 straipsnyje nustatytus kriterijus. Kitoje straipsnio dalyje kalbėsime apie reprezentacijos metu įteiktas dovanas ir apie tokių sąnaudų dokumentavimo reikalavimus.