Marina Guptor Mokesčių konsultantė

Vyriausieji buhalteriai, kaip ir kiti darbuotojai, keičia darbo vietas dėl įvairių priežasčių: ieškodami didesnio atlyginimo, geresnių darbo sąlygų, ramesnio darbo ar kt. Tačiau vyr. buhalterio pasikeitimas įmonėje gali sukelti stresą įmonės vadovui, ir pačiam vyr. buhalteriui, išeinant iš darbo ar atėjus į naują darbo vietą, ne visada būna viskas aišku. Darbų perdavimas – labai atsakinga procedūra. Kartu perduodama ir visa atsakomybė už tinkamą buhalterijos tvarkymą. Kadangi vyr. buhalterio pasikeitimo įmonėje tvarkos nereglamentuoja jokie teisės aktai, manome, kad reikėtų aptarti svarbiausias procedūras, kurias patariame atlikti keičiantis įmonės vyr. buhalteriui.

 

Naujas LR finansinės apskaitos įstatymas nereglamentuoja vyr. buhalterio darbų perdavimo, tik nurodo, kad apskaitos dokumentai, apskaitos registrai ir kita informacija turi būti perduoti laiku. Todėl įmonė pati turi pasirūpinti dokumentų ir darbų perdavimo reglamentavimu. Nesvarbu, ar įmonėje apskaitą tvarkantis asmuo dirba pagal darbo sutartį, ar pagal civilinę paslaugų sutartį, ar tai samdoma specializuota įmonė – visa reikalinga informacija ir dokumentai turi būti perduoti laiku ir kokybiškai. Todėl patartina įmonėje turėti atskirą tvarką, kad nekiltų ginčų, nesutarimų ar nesklandumų. Tvarką įmonė nustato pati, atsižvelgdama į veiklos mastą ir specifiką.

Darbų ir dokumentų perdavimas ir priėmimas

 Įforminus darbo ar civilinius santykius, naujas darbuotojas ar asmuo, atsakingas už apskaitos tvarkymą, perima buvusio vyr. buhalterio darbus ir dokumentus. Šią procedūrą galima suskirstyti į keletą etapų:

1) Įmonės vadovas išleidžia įsakymą dėl darbų ir dokumentų perdavimo ir priėmimo.

Pirmiausia įmonės vadovas išleidžia įsakymą dėl darbų ir dokumentų perdavimo ir priėmimo. Toks įsakymas turėtų būti svarbus ir įmonės vadovui, jeigu jam svarbi tvarka buhalterijoje, ir naujam apskaitą tvarkančiam asmeniui, kad būtų galima išvengti chaotiško, užsitęsusio darbų perdavimo. Tokiame įsakyme patartina nurodyti:

– darbų ir dokumentų perdavimo ir priėmimo terminą.

Jeigu dokumentų labai daug, galima sudaryti jų perdavimo grafiką. Terminų nurodymas formalizuoja pačią darbų perdavimo procedūrą, atsižvelgiant į juos galima kontroliuoti darbų eigą;

– kokie dokumentai perduodami.

Dokumentų sąrašas priklauso nuo to, už kokius dokumentus vyr. buhalteris atsakingas. Dažniausiai pinigų pervedimus daro vyr. buhalteris, turėdamas specialų įrenginį arba elektroninį parašą. Todėl svarbu, kad prisijungimo galimybės būtų tinkamai įformintos. Be to, naujajam apskaitą tvarkančiam asmeniui (ATA) reikėtų iš karto pagalvoti ir apie kodų keitimą;

– darbų perdavimo ir priėmimo komisijos sudėtį (jeigu tokia komisija bus sudaroma).

Esant būtinybei (pvz., jeigu įmonė didelė ir yra labai daug dokumentų arba siekiant užtikrinti perdavimo objektyvumą, kad vėliau nekiltų jokių neaiškumų, ir pan.), gali būti sudaroma dokumentų perdavimo–priėmimo komisija. Tai gali būti inventorizaciją atliekanti komisija;

– kitus asmenis, dalyvaujančius perduodant ir priimant darbus (pvz., tai gali būti auditoriai, vidaus auditoriai, buhalterijos darbuotojai, įmonės administracijos atstovai ir kt.);

– įmonės vidaus dokumentus (pvz., įsakymus, potvarkius, nuostatus), kuriuose minimas iš darbo išeinantis buhalteris ir kuriuos dėl to reikia tikslinti. Jeigu tokie dokumentai dar neatrinkti, galima nurodyti terminą, per kurį pakeitimai turi būti padaryti, ir paskirti atsakingą asmenį;

– duomenų, turto saugumo užtikrinimo priemones (pvz., banko kortelių, seifų kodų keitimo tvarką ir kt.).

2) Atliekama įmonės turto ir įsipareigojimų inventorizacija.

Nors šiuo metu inventorizacijos atlikimas įmonėje nereglamentuojamas, tačiau ji  yra vidaus kontrolės sudedamoji dalis, todėl turi būti atliekama kiekvienoje įmonėje.

Šiuo metu Audito, apskaitos, turto vertinimo ir nemokumo valdymo tarnybos paskelbtame rekomendacijų „Vidaus kontrolės organizavimas“ projekte nemažai dėmesio skiriama inventorizacijai. Projekte nurodyta:

„<...> 54. Subjekto vadovas, išskyrus FAĮ nurodytus nemokumo, likvidavimo, pertvarkymo ir reorganizavimo atvejus, nustato subjekto turto ir įsipareigojimų patikrinimo ir jų faktinių likučių palyginimo su apskaitos registrų duomenimis (toliau – inventorizacija) periodiškumą ir atvejus.

<...>

57. Rekomenduojama atlikti kasmetinę inventorizaciją, kaip efektyvią vidaus kontrolės priemonę, padedančią įsitikinti apskaitos registruose užregistruotų turto ir įsipareigojimų likučių teisingumu. Kasmetinė inventorizacija metinių finansinių ataskaitų informacijai pagrįsti atliekama prieš parengiant metines finansines ataskaitas <...>.“

Nors rekomendacijose nekalbama apie atvejus, kada reikia atlikti inventorizaciją, manytina, kad tuomet, kai keičiasi ATA, inventorizaciją atlikti reikia visada, nes inventorizacijos tikslas – nustatyti, ar faktiškai turto rasta tiek, kiek užregistruota apskaitoje. Inventorizacija padės ne tik nustatyti realią turto būklę, bet ir patikrinti, ar apskaita tvarkoma tvarkingai, ir nustatyti jos gerinimo gaires.

3) Patikrinama  apskaita ir atskaitomybė.

Jeigu įmonė neatlieka finansinės atskaitomybės audito, geriausia, prieš perduodant darbus naujam ATA, atlikti patikrinimą, surašant rezultatus į atitinkamus dokumentus:

– turto ir nuosavybės sąskaitų likučių suvestinėje lentelėje pagal apskaitos registrų duomenis surašomi sąskaitų likučiai buhalterijos perdavimo dieną. Jeigu tokių likučių neįmanoma greitai nustatyti, į lentelę surašomi artimiausio mėnesio ar kito ataskaitinio laikotarpio, kurio duomenys jau apibendrinti buhalterinėse sąskaitose, pabaigoje buvę likučiai. Šie duomenys vyriausiojo buhalterio funkcijas perimančiam asmeniui tampa atskaitos tašku tolesnėms operacijoms registruoti;

– taip pat atitinkamu dokumentu, sudarant nebalansinių sąskaitų suvestinę lentelę, perduodami nebalansinėse sąskaitose registruojamo turto ir įsipareigojimų likučiai;

–  sutikrinant didžiosios knygos sąskaitų ir jas detalizuojančių analitinės apskaitos kortelių duomenis, sudaromas sintetinės ir analitinės apskaitos duomenų sutikrinimo aktas. Radus kokių nors neatitikimų, pirmiausia bandoma nustatyti ir pašalinti jų priežastis, o jeigu to nepavyksta padaryti, neatitikimai turi būti užfiksuoti akte;

–  patikrinama, ar tvarkingai saugomi dokumentai įmonės buhalterijoje ir archyve, ar laikomasi saugojimo reikalavimų. Tai užfiksuojama surašant įmonės archyve ir buhalterijoje saugomų bylų būklės aktą. Visi šie dokumentai pridedami prie priėmimo–perdavimo akto ir laikomi jo priedais;

– atliekami ir kiti būtini veiksmai.

4) Perduodami ir priimami darbai ir dokumentai (pirminiai dokumentai, finansinės ir mokestinės apskaitos registrai, finansinės ir mokestinės apskaitos ataskaitų rinkiniai ir kiti dokumentai).

Einamojo ataskaitinio laikotarpio dokumentai, kurie iki metinio finansinių ataskaitų rinkinio sudarymo dažniausiai laikomi buhalterijoje, perduodami naujam ATA. Jeigu vyr. buhalterio pareiginiuose nuostatuose yra numatyta, kad jis atsakingas už archyvą, jam taip pat perduodami ir archyvo dokumentai. Vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 03 09 įsakymu Nr. V-100, dauguma buhalterinių dokumentų saugoma ne trumpiau kaip 10 metų, o tam tikri dokumentai – net 75 metus. Perduodant dokumentus naujam ATA, taip pat perduodami ir įmonės archyve saugomi dokumentai. Perimdamas dokumentų bylas, vyr. buhalteris turėtų atkreipti dėmesį, kaip jos sudarytos. Vadovaujantis Dokumentų paėmimo taisyklių, patvirtintų VMI prie LR finansų ministerijos viršininko 2004 05 03 įsakymu Nr. VA-85, 9 punkto nuostatomis, dokumentų bylose esantys dokumentai turi būti susegti (susiūti) ir sunumeruoti. Jeigu archyvo bylos nesutvarkytos, vadovas gali išleisti įsakymą, kad išeinantis iš darbo vyr. buhalteris iki darbo santykių nutraukimo dienos sutvarkytų archyvo bylas (jeigu jis buvo atsakingas už archyvą).

5) Sudaromas dokumentų perdavimo–priėmimo aktas.

Perdavus ir priėmus dokumentus, sudaromas darbų perdavimo–priėmimo aktas. Toks aktas reikalingas atsakomybei tarp vyriausiojo buhalterio funkcijas perduodančio ir jas priimančio asmens padalyti. Teisės aktai nereglamentuoja nei tokio akto sudarymo, nei jo formos, todėl sudaromas laisvos formos aktas. Darbų perdavimo–priėmimo aktas pirmiausia sudaromas tam, kad būtų galima nustatyti iš darbo išeinančio ir pradedančio dirbti vyr. buhalterių atsakomybės ribas. Kadangi aktas yra laisvos formos, ką jame rašyti, nustato pati įmonė. Tačiau patartina šiame akte pateikti tokią informaciją:

– teisės aktuose nustatytus rekvizitus;

– perduodančių ir priimančių asmenų vardus, pavardes;

– įsakymo, kurio pagrindu atliktas darbų perdavimas ir priėmimas, datą ir numerį;

– perduotų archyve saugomų bylų kiekį, numerius ar kitus identifikavimo požymius (jeigu perduodamos ir archyvo bylos);

– buhalterijoje saugomų perduotų bylų kiekį, jų numerius ar kitus identifikavimo požymius;

– nepanaudotų bankų čekių knygelių serijas ir numerius;

– perduotų antspaudų kiekį;

– inventorizacijos duomenis;

– kitą informaciją.

Prie dokumentų perdavimo–priėmimo akto patartina pridėti kasoje esančių piniginių lėšų inventorizacijos aktą, paskutinės atliktos inventorizacijos rezultatus, paskutinio audito duomenis (jeigu auditas buvo atliktas), turto ir nuosavybės sąskaitų likučių suvestinę lentelę, sintetinės ir analitinės apskaitos duomenų sutikrinimo aktą, nebalansinių sąskaitų suvestinę lentelę, įmonės archyve ir buhalterijoje saugomų bylų būklės aktą.

Jeigu perduodant dokumentus paaiškėja, kad yra ne visi dokumentai, tai būtinai turi būti nurodyta darbų perdavimo–priėmimo akte.

Aktas sudaromas trimis egzemplioriais: vienas paliekamas įmonėje, antras perduodamas naujam ATA, trečias atiduodamas išeinančiam vyr. buhalteriui.

Jei išeinantis vyr. buhalteris turi pastabų, jis gali įrašyti jas į darbų perdavimo–priėmimo aktą.

Vadovaujantis Juridinio asmens pranešimo apie jo registravimo duomenų Mokesčių mokėtojų registre papildymą (pakeitimą) ir šių duomenų papildymą (pakeitimą) mokesčių administratoriaus iniciatyva taisyklių, patvirtintų VMI prie LR finansų ministerijos viršininko 2004 12 15 įsakymu Nr. 189 (VMI prie LR FM viršininko 2017 m. lapkričio 14 d. įsakymo Nr. VA-96  redakcija), 7 punktu, mokesčių mokėtojas Taisyklių nustatyta tvarka užpildytą pranešimo formą turi pateikti elektroniniu būdu per Mano VMI per 5 darbo dienas po duomenų pasikeitimo dienos.

Pavyzdys

Pasikeitė mokesčių mokėtojo apskaitą tvarkančio asmens duomenys: iš darbo atleidus mokesčių mokėtojo buhalterį, sutartis dėl mokesčių mokėtojo apskaitos tvarkymo pasirašyta su apskaitos paslaugas teikiančiu juridiniu asmeniu.

Norėdamas įregistruoti duomenų pakeitimą Juridinių asmenų registre, mokesčių mokėtojas pateikia FR0791 formą ir joje užpildo: 1 laukelį „Mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris (kodas)“, 2 laukelį „Mokesčių mokėtojo pavadinimas“ ir 3 laukelį „Užpildymo data“, o 4 laukelyje „Registracijos Nr.“ įrašo registracijos numerį pagal mokesčių mokėtojo nustatytą dokumentų registravimo tvarką.

Viename iš FR0791 formos 8 dalies „Asmenų duomenys“ blokų mokesčių mokėtojas „X“ ženklu pažymi 8.1 laukelį „Apskaitą tvarkantis asmuo“, 8.4 laukelyje „Įrašo tipas*“ nurodo įrašo tipą „L“ ir 8.5 laukelyje „Duomenų pakeitimo data“ – apskaitą tvarkiusio asmens atleidimo datą. 8.6 laukelyje „Identifikacinis numeris (kodas)“ ir 8.7 laukelyje „Vardas, pavardė arba pavadinimas“ atitinkamai įrašo atleidžiamo asmens identifikacinį numerį (kodą), vardą ir pavardę.

Antrame iš FR0791 formos 8 dalies „Asmenų duomenys“ blokų mokesčių mokėtojas „X“ ženklu pažymi 8.1 laukelį „Apskaitą tvarkantis asmuo“, 8.4 laukelyje „Įrašo tipas*“ nurodo įrašo tipą „N“ ir 8.5 laukelyje „Duomenų pakeitimo data“ – naujai registruojamų apskaitą tvarkančio juridinio asmens duomenų įsigaliojimo datą. 8.6 laukelyje „Identifikacinis numeris (kodas)“ ir 8.7 laukelyje „Vardas, pavardė arba pavadinimas“ nurodo apskaitos paslaugas teikiančio juridinio asmens identifikacinį numerį (kodą) ir pavadinimą.

Trečiame iš FR0791 formos 8 dalies „Asmenų duomenys“ blokų mokesčių mokėtojas „X“ ženklu pažymi 8.2 laukelį „Apskaitą tvarkantis įgaliotas asmuo“, 8.4 laukelyje „Įrašo tipas*“ nurodo įrašo tipą „N“ ir 8.5 laukelyje „Duomenų pakeitimo data“ – naujai registruojamo apskaitą tvarkančio įgalioto asmens duomenų įsigaliojimo datą, o 8.6 laukelyje „Identifikacinis numeris (kodas)“ ir 8.7 laukelyje „Vardas, pavardė arba pavadinimas“ atitinkamai įrašo to asmens identifikacinį numerį (kodą), vardą ir pavardę.

Apie vyr. buhalterio pasikeitimą įmonė gali informuoti pagrindinius savo partnerius, taip pat visus įmonės padalinius (jeigu tokių turi).

Šaltinis: savaitraštis „Buhalterija“

***

Kviečiame visus buhalterius į „Pačiolio“ didįjį seminarą „NAUJOJO FINANSINĖS APSKAITOS ĮSTATYMO REIKALAVIMŲ PRAKTINIS ĮGYVENDINIMAS. Kiti aktualūs apskaitos ir mokesčių klausimai“ Daugiau informacijos. SPAUSKITE ČIA

Norėdami užsiprenumeruoti savaitraštį „Buhalterija“. Spauskite ČIA