1. ĮMONĖS VIDAUS TVARKOS: PASKIRTIS, RENGIMAS IR TVIRTINIMAS

3. KASOS DARBAS, ATSISKAITYMAI GRYNAISIAIS IR NEGRYNAISIAIS PINIGAIS

Kasos aparatų naudojimas Lietuvoje griežtai reglamentuotas LR Vyriausybės 2002 08 13 nutarimu Nr. 1283 patvirtintu „Kasos aparatų diegimo ir naudojimo aprašu“ ir VMI prie LR FM viršininko 2003 09 18 įsakymu Nr. V-255 patvirtintomis „Kasos aparatų naudojimo taisyklėmis“, todėl būtina, kad įmonių parengta darbo su elektroniniais kasos aparatais vidaus tvarka atitiktų teisės aktų reikalavimus.

Atsiskaitymai negrynaisiais pinigais vykdomi per bankus, kitas kredito ir elektroninių pinigų įstaigas. Atsiskaitymų atlikimas negrynaisiais pinigais aptariamas sutartyje su banku arba kita įstaiga, paskiriami banko sąskaitų naudotojai, kuriems suteikiamos tam tikros teisės.

Nuo 2022 m. gegužės 1 d. įsigaliojus Finansinės apskaitos įstatymo nuostatoms ir panaikinus anksčiau Vyriausybės reglamentuotas Kasos darbo organizavimo ir operacijų vykdymo taisykles, atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis norminiuose teisės aktuose nereglamentuojami.

Kiekvienam ūkio subjektui, atliekančiam grynųjų pinigų operacijas per atskaitingus asmenis, atsiranda būtinybė pačiam nusistatyti sau tinkančią tvarką, užtikrinančią per atsakingus asmenis atliekamų grynųjų pinigų operacijų atsekamumą ir pinigų kontrolę.

Pinigų priėmimo ir išmokėjimo kvitų naudojimas, išrašymas ir apskaita griežtai reglamentuoti 2019 05 10 VMI prie FM viršininko įsakymu Nr. VA-39 „Dėl pinigų priėmimo ir pinigų išmokėjimo kvitų naudojimo, išrašymo ir apskaitos taisyklių ir bilietų naudojimo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“. Kvitai gali būti naudojami grynųjų pinigų gavimui / išmokėjimui įforminti tik tais atvejais, kai teisės aktų nustatyta tvarka neprivaloma naudoti kasos aparatų.

Komandiruote laikomas laikinas darbuotojo išvykimas iš jo darbo vietos pavestoms užduotims įvykdyti ar kvalifikacijai kelti. Įmonėse, dažnai susiduriančiose su darbuotojų komandiruotėmis, prasminga nustatyti jų tvarką, kurioje verta apibrėžti tiek patį komandiravimą (kas ir kaip tą turi įforminti), tiek komandiruotės metu kompensuojamas ir nekompensuojamas patirtas išlaidas (pvz., kokiais būdais galima vykti į komandiruotę, kokias nakvynės vietas rinktis ir pan.), tiek atsiskaitymo tvarką sugrįžus į darbo vietą (komandiruotės ataskaitos parengimą, patirtų išlaidų dokumentų pateikimą buhalterijai ir kt.). Tokioje tvarkoje gali būti nustatyti reikalavimai išlaidų dokumentavimui, kad buhalterijai būtų pateikiami tinkamai sutvarkyti apskaitos dokumentai. Taip pat patartina reglamentuoti ir kitus įmonei svarbius klausimus.

Kiekviena įmonė, nepaisant jos veiklos pobūdžio, turi tam tikro turto: pastatų, įrenginių, automobilių, atsargų, pinigų ar pan. Tam, kad galėtų tikslingai juo naudotis, įmonė privalo aiškiai žinoti, kokį turtą ji valdo. Tiksliai žinodama, kokiu turtu disponuoja, įmonė gali ne tik naudoti jį savo veikloje, bet ir apsaugoti. Vienas iš būdų, padedančių nustatyti, kokį turtą įmonė valdo, – jo inventorizavimas.

Nors Finansinės apskaitos įstatymas įtvirtina inventorizacijos atlikimo privalomumą, tačiau nė vienas teisės aktas neaptaria, kaip ji turi būti atliekama, kokias procedūras būtina atlikti inventorizuojant turtą ir įsipareigojimus, kaip privalu įforminti šio proceso rezultatus. Šis teisinis neapibrėžtumas paprasčiausiai išsprendžiamas pačiai įmonei pasitvirtinant inventorizacijos atlikimo ir jos rezultatų įforminimo tvarką.

Neretas atvejis, kai įmonėje atliekamos inventorizacijos metu nustatoma, kad tam tikrų prekių kiekis neatitinka apskaitoje registruoto kiekio: konstatuojamas kai kurių prekių trūkumas arba perteklius. Tai aiškiai atskleidžia, kad prekių apskaita įmonėje netiksli ir kad jos netinkamai apskaitomos.
Tais atvejais, kai kalbame apie vienarūšių prekių (tai prekės, kurių analogiška vartojimo paskirtis, išvaizda, sudėtis, kokybė ir kurių kaina yra tapati ar skiriasi nežymiai) perteklių ir trūkumus, situacija gali būti pataisoma perrūšiuojant vienarūšėmis laikomas prekes. Perrūšiavimu laikoma procedūra, kai vietoje trūkstamų prekių užskaitomos perteklinės prekės.

Įmonėje vykdant turto ir įsipareigojimų inventorizaciją, inventorizuojant materialųjį ir nematerialųjį turtą, atsargas, investicijas, nereikėtų pamiršti ir gautinų bei mokėtinų skolų. Suprantama, pastarųjų inventorizavimo tvarka skirtųsi nuo ilgalaikio materialiojo turto ar atsargų inventorizavimo, nes nei skolų, nei reikalavimo teisių negalima paliesti, pasverti ar išmatuoti. Norint tinkamai jas inventorizuoti, turėtų būti vertinamos buhalterinės sąskaitos, kuriose apskaitomos gautinos bei mokėtinos sumos ir įsipareigojimai. Pavyzdžiui, vertinamos tokios buhalterinės sąskaitos, kuriose registruojamos išankstinės įmokos tiekėjams, atskaitingų asmenų skolos įmonei ir gautos išankstinės įmokos.

Paprastai gautinų ir mokėtinų sumų inventorizacija atliekama gautinų ir mokėtinų sumų suderinimo aktų duomenis sutikrinant su buhalterinėje apskaitoje užregistruotais gautinų ir mokėtinų sumų likučiais.

Finansinės apskaitos įstatymas, įpareigodamas visas atliktas operacijas pagrįsti apskaitos dokumentais, nustato tik minimalius reikalavimus juose įrašytai informacijai. Pavyzdžiui, įmonės vidaus dokumentuose apsiribojama informacija, pagal kurią galima nustatyti ūkinės operacijos laikotarpį arba datą, turinį ir sumą. Nebūtinas net dokumentą surašiusios įmonės ar paties dokumento pavadinimas. Tiesa, dokumentą surašiusių asmenų parašai privalomi tik piniginiuose dokumentuose, nors toks informacijos patvirtinimas gali būti svarbus ir kituose dokumentuose.

Dabartiniai teisės aktai nereglamentuoja ir kitų su dokumentais atliekamų veiksmų – jų taisymo, saugojimo, papildymo ar sugadintų dokumentų atkūrimo, todėl tokias tvarkas verta nusistatyti pačiai įmonei, kad buhalterija gautų tinkamai parengtus dokumentus. Ypač atvejais, kai teisę surašyti dokumentus turi ne tik buhalterijos darbuotojai.

2019 m. pabaigoje buvo įteisinta galimybė gautus ar išrašytus popierinius dokumentus paversti elektroniniais juos nuskenuojant ar nufotografuojant. Toliau būtų saugomi tik suskaitmeninti dokumentai, o jų originalai sunaikinami. Tai turėtų paskatinti įmones greičiau pereiti prie skaitmeninių dokumentų, visus gaunamus popierinius tiesiog suskaitmeninant. Vis dėlto dokumentų skaitmeninimas – labai atsakinga procedūra. Kadangi suskaitmenintų dokumentų originalai yra sunaikinami, šią procedūrą atlikus nesilaikant visų teisės aktuose nustatytų reikalavimų, vėliau gali kilti problemų ginant įmonės interesus, jeigu tektų įrodinėti suskaitmenintų dokumentų autentiškumą.
Nusprendusios suskaitmeninti turimus apskaitos dokumentus ir nustatydamos šios procedūros tvarką, įmonės turėtų laikytis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymo Nr. VE-73 „Dėl popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo“ nuostatų.

7. DARBO SANTYKIAI, DARBO UŽMOKESČIO APSKAIČIAVIMAS IR APSKAITA

Galima priminti, kad darbuotojo atleidimas iš darbo, ypač jeigu kalbame apie atleidimą ne darbuotojo iniciatyva, yra viena dažniausių priežasčių, dėl kurių kyla darbo ginčai. Štai kodėl kiekviena įmonė, priimdama sprendimą atsisveikinti su įmonės darbuotoju, turėtų atitinkamai pasirengti šiai teisinei procedūrai ir nuo pat pradžių skirti jai ypatingą dėmesį. Netinkamai atlikus pirmuosius veiksmus, vėliau padarytos klaidos gali būti nebepataisomos, o tai gali lemti, kad darbuotojo atleidimas bus pripažintas neteisėtu, todėl gali tekti darbuotoją arba grąžinti į darbą, arba mokėti kompensacijas.

Akivaizdu, kad įmonei, ypač jeigu ji neturi teisininko, galinčio užtikrinti šių procesų teisėtumą, rekomenduotina pasirengti vidaus Darbo santykių nutraukimo tvarką, kurioje būtų aptartos procedūros ir nustatyti esminiai reikalavimai nutraukiant darbo santykius.

Darbo kodekse numatyta daugiau nei 30 atvejų, kai darbdavys privalo apskaičiuoti darbuotojo vidutinį darbo užmokestį. Dažniausiai jis apskaičiuojamas tada, kai darbuotojas nedirba darbo sutartyje sulygto darbo, tačiau teisės aktai įpareigoja darbdavį sumokėti už tą laiką.

Kai kurie dalykai yra bendri visais atvejais, kai tenka apskaičiuoti vidutinį darbo užmokestį, tačiau konkrečioje situacijoje, apskaičiuojant vidutinį darbo užmokestį už konkretų laikotarpį, būtina atsižvelgti į darbuotojo darbo laiko režimą. Vadinasi, pirmiausia būtina aptarti šios tvarkos struktūrą.

Akivaizdu, kad darbo apmokėjimo formos ir sistemos tampa tik sudėtingesnės, todėl įmonių vadovams patartina vadovautis Darbo kodekse įteisintais teisingumo, protingumo ir sąžiningumo principais ir rekomenduotina patvirtinti įmonės darbuotojų vidutinio darbo užmokesčio apskaičiavimo tvarką, kuri, kiek įmanoma, labiausiai atitiktų darbo apmokėjimo sąlygas, teisingumo ir interesų pusiausvyros principus.

Kaip ir visi darbo santykiai, taip ir kasmetinių atostogų suteikimo klausimas darbo teisėje gana detaliai reglamentuojamas. Pavyzdžiui, Darbo kodeksas įtvirtina nuostatą, kad darbuotojui draudžiama atsisakyti priklausančių kasmetinių atostogų ir vietoje jų gauti piniginę kompensaciją.

Nors kasmetinių atostogų suteikimas Darbo kodekse yra detaliai reglamentuotas, kai kurie aspektai gali būti patikslinti, įmonei nustačius savo tvarką. Be to, akivaizdu ir tai, kad darbuotojai greičiau susipažins su įmonės vidaus tvarka dėl kasmetinių atostogų suteikimo, nei gilinsis į Darbo kodekso nuostatas. Siekiant užtikrinti, kad darbuotojai būtų tinkamai supažindinti su tokių atostogų suteikimo tvarka, kad žinotų, kaip įforminamas atostogų suteikimas, rekomenduotina įmonėje pasitvirtinti tai aptariančią vidaus tvarką.

Pardavimų srityje teisės aktų nuostatuose reglamentuota dokumentavimo ir PVM apskaičiavimo tvarka, tačiau pardavimo įforminimas ir PVM tarifo taikymas priklauso nuo sandorio aplinkybių, tai yra kam parduodamos prekės arba teikiamos paslaugos, kurioje šalyje įvyko pardavimas ar paslaugų teikimas, kokius įrodančius dokumentus turi PVM mokėtojas ir panašiai.
Įmonės vidaus tvarkoje rekomenduojama nustatyti prekių pardavimo ar paslaugų teikimo taisykles, paskirti už pardavimo įforminimą atsakingus darbuotojus, nustatyti privalomų dokumentų pardavimui įforminti sąrašą, pardavimo sandorių kontrolę užtikrinančias priemones.

Norint įmonės veiklos vadybos tikslais nustatyti įmonės produktų – paslaugų ir gaminių – pelningumą, reikalingi produktų pilnosios savikainos rodikliai, kuriuos palyginus su iš tų produktų uždirbtomis pardavimo pajamomis, nustatomas kiekvieno produkto (paslaugos ar gaminio) uždirbtas pelno dydis.
Kad įmonė disponuotų tokio pobūdžio informacija, būtina nustatyti produktų pilnosios savikainos apskaičiavimo tvarką.

Pirkėjų atsiliepimai:

Buhalterė Vilma Eidininkienė, Klaipėda

Leidinys „Būtinosios vidaus tvarkos“ labai palengvina apskaitą tvarkančio asmens darbą. Kartu su leidiniu pateiktus tvarkų šablonus galima nesunkiai prisitaikyti savo įmonei. Visiems rekomenduoju įsigyti.

Buhalterė  Alma Prėskienienė, Šiauliai

Esu apskaitos įmonės vadovė. Įsigaliojus naujajam Finansinės apskaitos įstatymui, ne su vienu vadovu pasiguodėme – dabar teks kažką „kurti“, tuo labiau kad dirbu su įmonėmis, kurias audituoja savivaldybės ir reikalauja, kad visi dokumentai būtų griežtai sutvarkyti pagal naujausius įstatymus.

Nuėjusi į seminarą, visiškai atsitiktinai sužinojau apie „Pačiolio“ leidyklos parengtas tvarkas – knygą ir prie jos pridėtus tvarkų šablonus. Akys nušvito – vasarą galėsiu pailsėti. Parengta viskas, ko reikia įmonei. Svarbiausia man – kasos darbo organizavimo tvarka, inventorizacijos ir mažaverčio turto apskaitos tvarkos.

Labai dėkinga už puikų dokumentų rinkinį, rekomenduoju visiems.

Mokesčių specialistė Kristina L., Kaunas

Rekomenduoju kolegoms buhalteriams leidinį „Būtinosios vidaus tvarkos“, kuris padės parengti ar pakoreguoti turimas vidaus tvarkas, reikalingas įmonėje pagal 2022 m. gegužės 1 d. įsigaliojusio Finansinės apskaitos įstatymo (FAĮ) reikalavimus.

Leidinio autoriai taikliai pastebėjo: nors pagal FAĮ apskaitos dokumentų ir registrų saugojimo, ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarkas privalo parengti vadovas, aiškiai apibrėždamas buhalterinės apskaitos tvarkymo taisykles įmonėje ir esminius principus, į kuriuos buhalteris turi atsižvelgti įvertindamas ir registruodamas ūkines operacijas, buhalteriui tai bus tikras palengvinimas.

Patiko, kad leidinyje paprastai paaiškinta ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarkos bendrinė sąvoka, pasiūlytos sritys, kurias derėtų apibrėžti (ir paaiškinta kodėl) įmonės vidaus reglamentuose.

Patogu, kad leidinyje tvarkos sugrupuotos pagal tam tikras sritis: atsiskaitymai grynaisiais ir negrynaisiais pinigais, atsiskaitymas su atskaitingais asmenimis, apskaitos dokumentai ir registrai, inventorizacija ir kt. Kadangi visų pateiktų tvarkų pavyzdžiai universalūs, kiekviena įmonė tvarkų šablonus, pateiktus ir elektroniniu formatu, gali prisitaikyti pagal savo poreikius (atsižvelgdama į įmonės dydį, veiklos pobūdį ar kt.).

Kiekvieno skyriaus pradžioje glaustai pateikti paaiškinimai, kokių teisės aktų reikalavimai tokios tvarkos turinyje turėtų atsispindėti. Pavyzdžiui, Kasos darbo organizavimo ir kasos operacijų atlikimo tvarkos įžangoje pateiktas priminimas apie kasos dokumentams FAĮ nustatytus reikalavimus: grynaisiais pinigais atliekamų ūkinių operacijų registravimo apskaitoje terminą, draudimą taisyti grynųjų pinigų dokumentus ir kt. Arba, pavyzdžiui, nors darbas elektroniniais kasos aparatais griežtai reglamentuotas Vyriausybės nutarimu, leidinio Darbo su elektroniniais kasos aparatais tvarkoje autoriai atkreipė dėmesį į procedūras, nereglamentuotas teisės aktuose, – į pinigų inkasavimo ir saugojimo tvarką, kurią įmonė gali nustatyti pati.

Skaitydamas supranti, kad kai kurias tvarkas naudinga parengti tiesiog dėl darbuotojų, kuriems jos bus kaip pagalbinė priemonė atliekant darbo funkcijas ir padėsianti išvengti klaidų ar tiesiog sutaupyti laiko, nes nereikės savarankiškai aiškintis tam tikrų reikalavimų. Pavyzdžiui, Darbuotojų komandiravimo ir jų atsiskaitymo tvarka gali būti naudojama kaip komandiruoto darbuotojo atliekamų veiksmų aprašymas, kuriame jis ras reikalavimus, taikomus komandiruočių išlaidų apskaitos dokumentams, atsiskaitymo tvarką jam sugrįžus į darbo vietą.

Manau, buhalteriui pravers leidinyje pasiūlytos dokumentų taisymo, saugojimo, sugadintų dokumentų atkūrimo tvarkos, kurių atskirai nereglamentuoja dabartiniai teisės aktai.

Dar noriu paminėti, kad leidinyje galima rasti ir vidaus tvarkoms aktualių dokumentų pavyzdžių: sunaudotų degalų ataskaitą prie Lengvųjų automobilių naudojimo tvarkos, įmonėje surašomų apskaitos dokumentų sąrašą ir jiems taikomus reikalavimus – prie Apskaitos dokumentų parengimo ir pateikimo tvarkos, komandiruotės ataskaitą ir kt., kurie gali praversti, jeigu, pavyzdžiui, už buhalterinės apskaitos tvarkymą atsakingas mažiau reikiamos patirties turintis asmuo.