Paieška

Pačiolis

  
El. parduotuvė

Žurnalas „Biuro administravimas“


Vienintelis profesinis leidinys biuro darbuotojams – „Biuro administravimas“

  Skaityti žurnalo 2013 m. kovo mėn. e-versiją. SKAITYTI ČIA

Galite įsigyti ir elektroninę žurnalo versiją.
E. versijos prenumeratos sąlygos spausti čia

Leidžiamas: nuo 2003 metų.

Puslapių skaičius: 56 puslapiai.

Periodiškumas: Nr. 5/6, Nr. 7/8, Nr. 9/10, Nr. 11/12 (didesnės apimties).

Platinamas: tik prenumeruojamas.



PAGRINDINĖS ŽURNALO RUBRIKOS

KARJERA. Pateikia garsių specialistų naudingus patarimus, kaip padaryti karjerą.

DOKUMENTŲ VALDYMAS. Aprašo naujausius raštvedybos reikalavimus, pateikia daug naudingos informacijos, kaip rengti dokumentus.

INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS. Supažindina su naujausiomis informacinėmis technologijomis (programine įranga), taikomomis kasdienėje administratoriaus veikloje.

BIURAS. Pateikia informaciją apie naudingas administratoriaus darbo priemones ir daug patarimų, kaip sukurti šiuolaikišką biuro interjerą.

PSICHOLOGIJA. Pataria, kaip bendrauti su vadovais ir bendradarbiais bei spręsti darbo aplinkoje kylančius konfliktus, įveikti vidinę įtampą.

ĮVAIZDIS. Supažindina su savitu verslo etiketu įvairiose užsienio šalyse ir stilingos aprangos taisyklėmis, grožio kanonais bei sveikos gyvensenos principais.

SAVIŠVIETA. Moko dalykinės anglų, vokiečių ir prancūzų kalbos (rašyti laiškus, pasveikinimus ir kt. raštus, organizuoti susitikimus).

LAISVALAIKIS. Informuoja apie garsiausius užsienio sekretorius, astrologė Palmira Kelertienė kiekvieną mėnesį parengia horoskopus, skirtus specialiai biuro darbuotojams.
KODĖL VERTA PRENUMERUOTI
  • VIENINTELIS LIETUVOJE TOKIO POBŪDŽIO PROFESINIS LEIDINYS. Skirtas visų įmonių ir organizacijų biuro administratoriams, sekretorėms ir kitiems biuro darbuotojams.
  • PROFESIONALUS. Žurnale rašo kvalifikuoti biuro administravimo, kompiuterinės technikos, raštvedybos ir kitų sričių specialistai, turintys daug praktinio darbo patirties.
  • DARBUI REIKALINGAS PRAKTINIS PAGALBININKAS. Visos publikacijos skirtos padėti išspręsti biuro darbuotojo darbe kylančias darbo su dokumentais, psichologines, darbo organizavimo, raštvedybos, darbo su kompiuterių programomis problemas.
  • TEMATIKOS ĮVAIROVĖ KIEKVIENAME NUMERYJE. Kiekviename numeryje, be publikacijų dokumentų valdymo ir dokumentų organizavimo temomis, skaitytojas ras įdomių ir naudingų straipsnių psichologinėmis, darbo su kompiuteriu, ergonomikos, dalykinio stiliaus ir etikos temomis.
KAIP PRENUMERUOTI?
  • Prenumeruoti internetu.
  • Mokėti tiesioginiu pavedimu, nepamiršti nurodyti leidinio kodo ir pristatymo adreso. (Įmonės rekvizitai: UAB „Pačiolio prekyba“, įmonės kodas 300807502, atsiskaitomoji sąskaita LT347044060005977111 AB SEB banke).
  • Kreiptis į pardavimo vadybininką telefonu (8 5) 2700 636            (8 5) 2700 636       arba el. paštu prenumerata@paciolis.lt.
  • Prenumeruoti UAB „Pačiolio prekyba“ knygyne adresu, Kalvarijų g. 125, 4C korpusas, Vilnius (Darbo laikas: I-IV 8.00 – 17.00 val., V 8.00 – 15.45 val.).
  • Prenumeruoti Lietuvos pašto skyriuose.


Norėdami prisijungti prie elektroninės leidinio versijos, mokėjimo pavedime nurodykite savo el. pašto adresą.
LEIDINIŲ PRISTATYMAS
  • Leidinių pristatymas nemokamas.
  • Prenumeratorius privalo pateikti visą reikalingą informaciją: leidinio kodą ir tikslų pristatymo adresą, kad prenumeratos užsakymas būtų kokybiškai įvykdytas. Jeigu informacija bus neišsami arba netiksli, Leidėjas negalės tinkamai įvykdyti savo įsipareigojimų.
  • Pasikeitus adresui prenumeratorius turi parašyti el. paštu: prenumerata@paciolis.lt, nurodyti, kokio leidinio, kam ir kokiu adresu buvo užsakyta prenumerata ir koks naujas pristatymo adresas.
  • Prenumeratorius, turintis pretenzijų dėl leidinio pristatymo, privalo kreiptis el. paštu: prenumerata@paciolis.lt (nurodyti prenumeratos gavėjo duomenis, leidinio pavadinimą ir surašyti pretenziją) arba telefonu (8 5) 210 1256.
SIŪLYKITE STRAIPSNIŲ TEMAS sekretore@paciolis.lt
Aktualus straipsnis

Biuro administravimas 2013 m. Nr. 4

Dokumentų valdymas
 
Rasa Rockinienė
Teisininkė, lektorė
 
DOKUMENTŲ TVARKYMAS PASIBAIGUS KALENDORINIAMS METAMS
 
 
 
Pasibaigus kalendoriniams metams, dokumentų įmonių ir įstaigų spintose bei lentynose vis daugėja. Kanceliarija besirūpinantis darbuotojas vis perka naujus segtuvus, o vietos susikaupusiems dokumentams ne daugėja, o  mažėja. Kaip elgtis su praėjusių ar dar senesnių metų dokumentais, ar reikia juos saugoti, kiek laiko, kaip juos sutvarkyti ir kur juos saugoti aptarsime šiame straipsnyje, kad palengvintume administracijos darbuotojų naštą bei darbus.
Dokumentų rengimo, tvarkymo, archyvavimo bei apskaitos pradmenų mokoma studijų metu, tačiau į tai nėra sutelkiama labai daug dėmesio. Paskaitos būna nuobodžios ir praktiniu atžvilgiu nerezultatyvios. Įmonių ir įstaigų dokumentavimą, jų tvarkymą reglamentuoja daug teisės aktų. Kad juos visus išstudijuotume reikia nemažai darbo ir, be abejo, laiko. Viską atlikti savarankiškai be pagalbos sudėtinga. Šiandien didelė pasiūla dokumentų rengimo bei tvarkymo kursų , tačiau praktinių užduočių atliekama labai nedaug, dėstymas trunka iki 20 akademinių valandų, todėl dalyviams lieka teorija be praktikos. Komercinėje rinkoje teikiančių dokumentų archyvavimo paslaugą įmonių daug, tačiau tai brangu ir darbuotojai neįgauna jokių dokumentų tvarkymo žinių.

Ką daryti atėjus dirbti į įmonę, kaip padaryti tvarką ir nuo ko pradėti, jeigu neturite jokių dokumentų rengimo ir tvarkymo žinių? Susipažinti ir pagilinti savo žinias bei gauti visus atsakymus į kilusius klausimus galite šiuo metu populiarėjančiuose nuotoliniuose kursuose. Jų metu mokomoji medžiaga studijuojama savarankiškai, po kiekvienos paskaitos atliekant praktines užduotis. Atlikti uždaviniai taisomi dėstytojo, o bendraujama ir į visus Jūsų klausimus atsakoma elektroniniu paštu. Tai patogu, nes toks studijų metodas nėra brangus, tačiau efektyvus, nes suteikia praktinių įgūdžių, o laiko atžvilgiu mokotės kada galite ir kur galite.

Įgavus žinių, pirmiausia įmonėje reikėtų pasiteirauti dirbančių darbuotojų, ar buvo rengiamas dokumentacijos planas ir dokumentų registrų sąrašas. Dokumentacijos planas - kalendoriniais metais įstaigoje numatomų sudaryti bylų planas. Esant šiam planui pagal bylų pavadinimus lengvai atsirinksite segtuvus iš visų skyrių, o sudarytame dokumentų registrų sąraše rasite visus esamus įmonėje dokumentų registrus, kuriuose registruojami įmonėje parengti bei gauti dokumentai. Tačiau tvarkingai dokumentus besitvarkančių įmonių yra nedaug. Jeigu atsitiko taip, jog atėjote į įmonę, kurioje niekada nebuvo tvarkyti dokumentai ir kiekvienas darbuotojas dirba pagal savo tvarką, nenusiminkite - visada ateina laikas įvesti tvarką ir taisykles bei jų laikytis visiems. Šiai dienai įmonės dokumentų rengimui bei tvarkymui nedaugelyje įmonių yra skiriamas didelis dėmesys. Pagal galiojančius teisės aktus parengti bei sutvarkyti dokumentai yra įmonės veidas bei darbuotojų kompetencijos įrodymas. Galbūt juokingai nuskambės, bet daugelyje įmonių vadovai nežino, kur dedamas parašas, o apie dokumentų tvarkymą net nesusimąsto. Tačiau pagal šiandien galiojančius teisės aktus už įstaigos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas įstaigos vadovas ar kitas teisės aktais suteiktus įgaliojimus turintis asmuo.
 
 
            Dokumentų valdymas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą.
 
 
            Įstaigos užbaigtų bylų apskaitai ir jų sutvarkymui užtikrinti turi būti nustatyti užbaigtų bylų apskaitos dokumentai bei paskirti už jų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai (toliau − už apskaitą atsakingas darbuotojas). Vadovas įsakymu skiria už dokumentų tvarkymą ir apskaitą atsakingus asmenis ir patvirtina apskaitos dokumentus (dokumentacijos planą, dokumentų registrų sąrašą, dokumentų perdavimo aktus, bylų apyrašus, bylų apyrašų sąrašą, dokumentų naikinimo aktus). Esant gausybei segtuvų, pirmiausia juos reikėtų susirūšiuoti nuo seniausių iki naujausių, pvz.: nuo 2005 iki 2012 metų. Juos surūšiavus, išrinkti ilgai saugomus dokumentus. Ilgai saugomiems dokumentams (byloms) nustatyti saugojimo terminai nuo 26 iki 100 metų (elektroninių – nuo 11 metų iki 100 metų). Įmonėse paprastai per metus susiformuoja šios ilgai saugomos bylos:
  1. Atleistų darbuotojų darbo sutartys (asmens bylos).
  1. Teisės aktai (direktoriaus įsakymai personalo klausimais). Šiems teisės aktams priskiriami įsakymai dėl priėmimo ar atleidimo iš darbo, pareigų keitimo, darbo laiko trumpinimo ar ilginimo, darbo užmokesčio didinimo ar mažinimo.
  1. Darbuotojų asmens sąskaitų kortelės, o jei jų nėra – darbo užmokesčio apskaitos žiniaraščiai.
  Gali susiformuoti ir kitų bylų bei dokumentų registrų, kurie saugomi ilgą laiką. Visus galimus ilgai saugomus dokumentus ir jų tikslų saugojimo terminą galima rasti Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje. Rodyklėje nustatytus minimalius dokumentų saugojimo terminus dokumentų saugotojas (įmonė) gali pratęsti, atsižvelgdamas į savo interesus. Šioje rodyklėje rasime ir trumpai saugomų dokumentų terminus bei jų formuluotes. Trumpo saugojimo dokumentai (bylos) saugojami nuo 1 iki 25 metų.

Bylos tvarkomos praėjus vieneriems kalendoriniams metams po bylų užbaigimo. Trumpai saugomų dokumentų bylos gali likti segtuvuose, tačiau bylų antraštės turi būti užrašytos ant bylos segtuvo ir jos turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloms priskiriamų dokumentų turinį, rūšį ir temą:
  1. Jei byla sudaroma iš vieno dokumento, antraštėje nurodomas jo pavadinimas.
  2. Jei byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų rūšys.
  3. Jei byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų viena tema, bylos antraštėje apibendrintai rašoma „dokumentai“ (pvz., Teisės aktų projektų derinimo dokumentai).
  4. Susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi susirašinėjimo klausimai (temos), taip pat gali būti nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai (pvz., Susirašinėjimo su mokyklomis personalo klausimais dokumentai)
  5. Bylų, sudarytų iš planavimo, atskaitomybės ir panašių dokumentų, antraštėse nurodomas apimamas laikotarpis (pvz.:2010 metų veiklos atskaitomybės dokumentai; 2012 metų veiklos planavimo dokumentai; 2012 metų veiklos planas).
  Bylų antraštėse vartojamos konkrečios formuluotės, pavadinimai netrumpinami. Ilgai saugomų dokumentų antraštėms galioja tos pačios taisyklės. Tačiau ilgai saugomų dokumentų palikti segtuvuose neleidžiama. Ilgai saugomos bylos dokumentai laikomi archyviniuose segtuvuose, kuriuose nėra metalinių laikiklių, ar specialiuose aplankuose. Praktikoje šie dokumentai veriami į kartoninį aplanką (bylą) ir surišami dviem raišteliais. Į bylas paprastai dedami vienerių kalendorinių metų dokumentai. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti dokumentų registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei byloje yra dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštės ar saugojimo termino, jie dedami į reikiamas bylas. Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, segtukų, jie išimami. Ilgai saugomų bylų lapai sunumeruojami. Byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu įstaigoje registruotu dokumentu. Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai. Byla sudaroma ne daugiau kaip 150-200 lapų, jei jų yra daugiau, sudaroma kita byla. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje. Bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasis įrašas ir įforminamas bylos antraštinis lapas. Baigiamajame įraše nurodomas bylos lapų skaičius, jų ypatumai. Antraštiniame lape nurodomi bylos aprašymo duomenys: bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas, bylos indeksas ir antraštė, chronologinės ribos ar data, bylos saugojimo terminas.
   
Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio įstaigoje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos. Jei bylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos data. Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai dokumentai, bylos data yra metai.
 
Trumpai saugomos bylos chronologinės ribos yra bylos sudarymo ir užbaigimo metai. Trumpai saugomoms byloms antraštinis lapas gali būti nerašomas, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo. Dokumentų sisteminimas byloje nekeičiamas. Trumpai saugomų bylų lapai paprastai nenumeruojami. Jei trumpai saugomą bylą ar atskirus jos dokumentus reikia perduoti teisėtvarkos ar kitoms institucijoms, bylos lapai gali būti sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas.        

Dokumentų registrai, atsižvelgiant į jų apimtį, gali sudaryti atskiras bylas. Dokumentų registrai, kurie nesudaro atskirų bylų, pasibaigus jų pildymo laikotarpiui dedami į juose registruotų dokumentų bylas. Praktikoje dokumentų registrai archyvuojami dažniausiai atskirai. Jei dokumentų registras segamas į bylą kartu su tos pačios rūšies dokumentais, jis segamas ant viršaus, o dokumento registro pavadinimas yra pažymimas bylos antraštiniame lape ir bylos viršelyje. Sutvarkius bylas jos yra apskaitomos ir jų paieška vykdoma archyve pagal ilgai saugomų bylų apyrašus. Sutvarkytos ilgai saugomos bylos į apyrašus privalo būti įrašomos per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.
 
 
Sutvarkytos ilgai saugomos bylos dedamos į archyvines dėžutes, ant dėžučių nugarėlių užrašoma: Įmonės pavadinimas, apyrašo numeris bei bylų numeriai pagal bylų apyrašą, nurodomas saugojimo terminas.
 
 
Ilgai saugomų bylų numeracija einant metams yra tęstinė nuo 1 ir tolyn.

Trumpai saugomos bylos gali būti dedamos lentynose pagal jų sudarymo metus, pvz.: 2010 m. bylos atskiriamos nuo 2011 m. ir t.t. Pabrėžtina, kad trumpai saugomos bylos saugomos jų sudarymo vietose. Jei trumpai saugomos bylos perdavimo aktu perduodamos įstaigos archyvui – tuomet jos saugomos atskirai nuo ilgai saugomų bylų ir jų paieška vyksta pagal dokumentacijos planą. Trumpai saugomos bylos saugomos sudėliotos pagal metus ir eilės tvarka pagal dokumentacijos planą, taigi, ant bylos nugarėlės yra bylos indeksas, tai ir nesunku jas rasti paėmus tų metų dokumentacijos planą. Įmonėms, kurios neturi pasirengusios dokumentacijos planų, patariama trumpai saugomų bylų paiešką vykdyti pagal sudarytus trumpai saugomų bylų sąrašus.

Daugumai sutvarkius bylas ar jas betvarkant kyla klausimas, kaip ir kur jos turėtų būti toliau saugomos. Sutvarkyti dokumentai įmonėje turi turėti savo vietą specialiai tam skirtoje patalpoje ir ribojamas priėjimas kiekvienam darbuotojui.

Saugykla – patalpa, specialiai įrengta dokumentams saugoti. Reikalavimai patalpai, kurioje saugomi dokumentai, keliami minimalūs:

  •  kaip papildoma gaisro gesinimo priemonė turi būti nešiojamieji gesintuvai;
  • jei saugyklos įrengiamos daugiaaukščiame pastate, pastato perdangos virš saugyklų turi būti nepralaidžios skysčiams;
  • langai neįrengiami. Jei saugyklai pritaikytoje patalpoje yra langų, jie panaikinami arba uždengiami grotomis ar apsauginėmis žaliuzėmis, apsaugančiomis nuo įsilaužimo ir tiesioginės dienos šviesos;
  • atstumas tarp šviestuvo ir stelažo viršutinės lentynos turi būti ne mažesnis kaip 15 cm;
  • turi būti naudojama tik dokumentų saugojimui skirta įranga, neturinti aštrių briaunų, kampų ar išsikišimų, kad nepažeistų dokumentų;
  • negali būti įrengiamos darbo vietos;
  • stelažų konstrukcija ir jų išdėstymas neturi trikdyti oro apytakos. Stelažai ir jų lentynos turi išlaikyti potencialų krūvį. Stelažo viršutinė lentyna turi būti uždengta. Stelažuose turi būti numatyta galimybė lengvai keisti atstumus tarp lentynų. Minimalus atstumas tarp lentynų – aukščiausio dangalo (dėžutės, aplanko ar kt.) aukštis + 3 cm. Atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos turi būti ne mažesnis kaip 15 cm. Lentynų plotis turi būti toks, kad saugomi jose dokumentai nekyšotų už lentynos krašto. Saugyklose turi būti temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai. Leidžiama temperatūra saugykloje 20 ± 5, drėgmė 50 ± 10;
  • iš saugyklų išduodami dokumentai turi būt registruojami dokumentų išdavimo ir grąžinimo žurnale.

Dokumentus iš saugyklų išduoda ir priima už dokumentų saugojimą atsakingas asmuo. Kiti asmenys į saugyklas gali įeiti tik lydimi už dokumentų saugojimą atsakingo asmens.

Dokumentų kelias įmonėje ilgas ir sudėtingas: pradedant taisyklingu dokumentų parengimu ir baigiant jų saugojimu. Tam reikalingos žinios, praktiniai įgūdžiai ir laikas teisės aktų analizavimui. Dokumentai įmonėje turi atrasti savo vietą, būti apskaityti ir tinkamai saugomi. 

Šio numerio temos:
 Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) pateiktoje kontekstinės informacijos apibrėžtyje kalbama apie būtinas ir pakankamas sąlygas dokumento autentiškumui ir prieinamumui užtikrinti. Tam reikalinga žinoti informaciją apie dokumento sandarą, turinį ir aplinką.

Struktūrizuoti duomens, aprašantys dokumento sandarą, aplinką ir jo valdymo ypatumus vadinami metaduomenimis. Tokia metaduomenų sąvoka apibrėžta Elektroninų dokumentų valdymo taisyklėse (Žin., 2012, Nr. 3-104).
 Metaduomenys, kaip ir turinys bei elektroniniai parašai, yra vieni esminių elektroninio dokumento sudedamųjų elementų.

Tarptautinės standartų organizacijos (ISO) priimtame standarte Informacija ir dokumentavimas. Dokumentų valdymo procesai. Dokumentų metaduomenys. 1 dalis. Principai (tapatus ISO 23081-1:2006) įtvirtinta nuostata, jog metaduomenų valdymas yra neatsiejama dokumentų valdymo dalis. Metaduomenys apibūdina dokumentą jo sudarymo momentu, užfiksuodami dokumentą jo veiklos kontekste ir sudarydami jo valdymo ir kontrolės galimybes. Jie pagrindžia veiklos ir dokumentų valdymo procesus apsaugodami dokumentus kaip įrodymus (ilgainiui užtikrindami prieigą prie jų), sudaro galimybę lengviau dokumentus suprasti, užtikrina dokumento įrodomąją vertę, autentiškumą, patikimumą bei vientisumą, sudaro efektyvios dokumentų paieškos galimybes, padeda nustatyti techninę aplinką, kurioje buvo sukurti dokumentai, ir ją valdyti, sudaro galimybes efektyviai perkelti dokumentus iš vienos aplinkos arba kompiuterio platformos į kitą ir kt.
 
Išsamiau skaitykite straipsnyje „Elektroninio dokumento metaduomenys“.
 
Įsivaizduokite scenarijų. Jūsų įmonė parėmė jaunimo užimtumo centro įkūrimą. Į jo atidarymo šventę buvo pakviesti Jūsų įmonės vadovai. 16 val. turi prasidėti ceremonija, 15 val. 45 min. susirinko politikos ir žiniasklaidos atstovai, o dalies Jūsų įmonės vadovų dar nėra. Puolate į paniką ir skambinate į biurą aiškintis, kur jie. Išgirstate nuostabą: „Ceremonija? Kokia ceremonija? Nieko apie tai nežinome...“ Tai blogos vidinės komunikacijos pavyzdys. Kas yra vidinė komunikacija, kodėl ir kaip ją reikia gerinti, aptarsime šiame straipsnyje.

Vidinės komunikacijos ypatumai. Vidinė komunikacija – tai komunikacija organizacijos viduje. Ji apima tiek oficialią komunikaciją (procedūras, nuorodas, atmintines), tiek neformalią komunikaciją, vykstančią tarp visų organizacijos narių: pasikeitimą nuomonėmis, tarpusavio santykių vystymąsi, pašnekesius prie vandens aparato. Vidinė komunikacija vyksta tarp visų lygių darbuotojų: administracinio personalo, įvairaus lygio vadovų, pavaldinių, savanorių, tarybos narių.
 
Išsamiau skaitykite straipsnyje „Vidinė komunikacija organizacijoje“.
 
Žmogus – tai visuomeniškas gyvūnas (Aristotelis)
Kas galėtų suabejoti šiais Aristotelio žodžiais, pasakytais prieš daugiau nei porą tūkstančių metų? Pasak žymaus teoretiko A. Adlerio, visos žmogaus problemos yra socialinio pobūdžio. Abejojate? Pagalvokite apie savo gyvenimą: argi reikšmingiausios problemos nėra vienaip ar kitaip susijusios su ryšiais su kitais žmonėmis? Taigi santykiai, bendravimas, aplinkiniai žmonės, jų požiūris yra neabejotinai svarbi, o gal ir pagrindinė gyvenimo dalis. Pasak A.Adlerio, darbas yra viena iš trijų pagrindinių gyvenimo užduočių, kurią turi įgyvendinti kiekvienas žmogus,norėdamas jaustis laimingas. Todėl santykiai darbe tampa nepaprastai svarbūs, nes prisideda prie gyvenimo gerovės.

Išsamiau skaitykite straipsnyje „Santykiai darbe: tamsioji pusė“.

Kitame numeryje skaitykite:

– Dokumentų tvarkymas pasibaigus kalendoriniams metams

– Santykiai darbe: tamsioji pusė

– Oficialūs priėmimai: kaip pasirinkti tipą?

– Veiklos dokumentų sistema nuo „a iki z“

Biuro administravimas 2013 m. Nr. 3

Rasa Grigonienė

Tarptautinės teisės ir verslo
aukštosios mokyklos lektorė
 
 
Dokumentų forma - skaitmeninės kopijos : jų tvarkymas, saugojimas, apskaita
 
Vis dar neretai iškyla klausimas, kas yra elektroninis dokumentas, kokia jo teisinė galia ir kaip jį valdyti praktiškai. Suvokimas, kad elektroninis dokumentas – tai nuskenuotas ir įtrauktas į kompiuterį dokumentas, dar vis gajus. Šiame straipsnyje bandysime atskirti šias sąvokas ir paneigti kai kuriuos mitus dėl elektroninių dokumentų ir skaitmeninių kopijų.
 
Elektroninis dokumentas ar skaitmeninė kopija ?
 
 Tai iš esmės dvi skirtingos sąvokos. Pagal dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles Dokumento skaitmeninė kopija – dokumento atvaizdas, pagamintas informacinių technologijų priemonėmis perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio rinkmeną. Paprastai sakant, – tai nuskenuotas dokumentas, kuriame matosi žmogaus ranka rašytas parašas ir kiti rašytiniai rekvizitai, bei perkeltas į skaitmeninę laikmeną.
Skaitmeninės dokumentų kopijos vertintinos kaip ir popierinės dokumentų kopijos – t.y. ne originalas, o vienokiu ar kitokiu būdu (reprografijos, skaitmeniniu ir kt.) tiksliai atgamintas dokumentas.
 
Elektroninis dokumentas – visai kita dokumento kategorija, tai juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu. Pagrindinis skirtumas nuo skaitmeninės kopijos yra tas, kad elektroniniam dokumentui pasirašyti naudojamas ne rašytinis, o elektroninis parašas. Vizualiai kompiuteryje rašytinio autografo mes nematysime, galime pastebėti tik žymą, kad šis dokumentas yra pasirašytas elektroniniu parašu.
Elektroninis parašas - duomenys, kurie įterpiami, prijungiami ar logiškai susiejami su kitais duomenimis pastarųjų autentiškumui patvirtinti ir (ar) pasirašančiam asmeniui identifikuoti.
Saugus elektroninis parašas - elektroninis parašas, kuris atitinka visus šiuos reikalavimus:
1) yra vienareikšmiškai susietas su pasirašančiu asmeniu;
2) leidžia identifikuoti pasirašantį asmenį;
3) yra sukurtas priemonėmis, kurias pasirašantis asmuo gali tvarkyti tik savo valia;
4) yra susijęs su pasirašytais duomenimis taip, kad bet koks šių duomenų pakeitimas yra pastebimas.
Elektroninis dokumentas turi teisinę galią tik skaitmeninėje erdvėje, nes tik ten yra patvirtinimas, kad skaitmeninis kodas, kuriuo buvo pasirašytas el. dokumentas, priklauso konkrečiam asmeniui.
Elektroninis dokumentas neturi kopijų – visi variantai bus originalai, nes visi bus patvirtinti tuo pačiu el. parašu. Įmanoma tik konvertuota el. dokumento kopija, kai keičiama el. dokumento specifikacija ir pan.
Elektroniniai dokumentai valdomi įstaigose, turint elektroninių dokumentų valdymo sisitemą, kurioje jie registruojami, saugomi, perduodami į skaitmeninį archyvą ir pan.
Jei nuskenuotas dokumentas (skaitmeninė dokumento kopija) prilygtų elektroniniam dokumentui savo teisine galia, įrodinėjimo teisme aspektu, greičiausiai nebūtų prasmės kurti sudėtingą elektroninių dokumentų valdymo sistemą – užtektų skaitmeninių kopijų. Deja, taip nėra.
 
Skaitmeninių kopijų poreikis ir paskirtis
 
Skaitmeninės kopijos, nors jų teisinė galia nėra visiškai saugiai užtikrinama, yra neišvengiamas reiškinys XXI amžiuje. Tiesiog neįmanoma ignoruoti technologinių galimybių siunčiant nuskenuotus dokumentus, nes siųsti jų originalus arba raštu patvirtintas jų popierines kopijas paprastu paštu būtų per daug brangu ir neatitiktų įstaigos tempo. Todėl įstaiga renkasi, ar siųsti 100 proc. teisinę galią turintį originalų popierinį dokumentą ar elektroninį dokumentą, ar iš dalies rizikuoti ir siųsti tik skenuotą kopiją, kurios autentiškumą, jei iškils ginčas, reikės papildomai įrodinėti. Skaitmeninės kopijos ir rengiamos daržiausiai tais atvejais, kai tas dokumentas yra informacinio pobūdžio ar susijęs su nedidele finansine rizika.
Taigi skaitmeninė kopija – neišvengiamas mūsų amžiaus atributas. Galima pavadinti tai tarpiniu variantu, kol neįsigaliojo praktika (ar dar yra per daug brangu) keistis elektroninias dokumentais. Viešasis sektorius per artimiausius metus turi planų pereiti tarpusavyje susirašinėjant tik elektroniniais dokumentais. Tuomet skaitmeninės kopijos gali ir išnykti. Tačiau privačiam smulkiam ir vidutiniam sektoriui elektroninių dokumentų technologijos yra vis dar per brangios – ne pats elektroninio parašo sertifikatas, o elektroninių dokumentų valdymo sistema – informacinių technologijų pagrindu veikianti įstaigos dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta elektroniniams dokumentams rengti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti ir naikinti.
2012 m. lapkričio 29 d. paskelbtos Vyriausiojo archyvaro tarnybos „Viešojo sektoriaus įstaigų oficialių dokumentų skaitmeninių kopijų valdymo rekomendacijos“ nustato, kad dokumentų skaitmeninės kopijos adresatui gali būti siunčiamos tais atvejais, kai įstatymai ir kiti teisės aktai nenustato reikalavimo privalomai pateikti rašytiniu parašu pasirašytą dokumentą, taip pat kai siunčiami dokumentai nėra susiję su trečiųjų asmenų interesais (pvz., raštai dėl tarnybinės pagalbos nagrinėjant asmenų prašymus, užklausos apie asmenų teistumą ir pan.).
Sprendimą dėl iš fizinių ir privačių juridinių asmenų ar užsienio korespondentų gautų dokumentų skaitmeninių kopijų įtraukimo į apskaitą priima įstaigos vadovas „Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių“ nustatyta tvarka.
Šios rekomendacijos yra vienas iš pirmųjų oficialių išaiškinimų, kaip reikia elgtis su skaitmeninėmis kopijomis ir kokiais atvejais rekomenduojama jas rengti. Priminsime, kad Rekomendacijos nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų trumpai saugomų (nuo 1 iki 25 metų įskaitytinai) rašytinių oficialių dokumentų skaitmeninių kopijų valdymo tvarką.
 
 
Skaitmeninių kopijų valdymas įstaigoje
 
Jau nuo 2011 m. „Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės“ leidžia gautų skaitmeninių kopijų nespausdinti, o įsitraukti į apskaitą kompiuterinėje laikmenoje (pačiame kompiuteryje ir kt.). Tačiau ne visos įstaigos turi bent minimalią kompiuterizuotą dokumentų apskaitos sistemą, kad galėtų nespausdintas skaitmenines kopijas dėti į kompiuterizuotas bylas ir išsaugoti nustatytą laiką savo kompiuteriuose. Žinoma, tokiais atvejais taisyklės leidžia skaitmenines kopijas spausdinti ir registruoti kaip ir popierinius dokumentus.
Tačiau  jei skaitmeninių kopijų apyvarta yra didelė ir įstaiga nori bei gali valdyti dokumentus kompiuteryje, – skaitmeninių kopijų spausdinti nebūtina. „Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių“ 22 p. teigiama: „Jei organizacinėmis ir informacinių technologijų priemonėmis yra užtikrinamas gautų dokumentų skaitmeninių kopijų patikimumas, prieinamumas ir jei jos įstaigoje bus saugomos trumpai, tokių kopijų atspausdinti nebūtina, o į įstaigos dokumentų apskaitą šios kopijos įtraukiamos ir tvarkomos informacinių technologijų priemonėmis“.
 
Gautų dokumentų skaitmeninių kopijų tvarkymas
 
Gautų dokumentų skaitmeninių kopijų tvarkymą plačiau detalizuoja jau minėtos 2012-11-29 Vyriausiojo archyvaro tarnybos parengtos Rekomendacijos. Jos išskiria tris skaitmeninių kopijų valdymo galimybes: pirmoji – spausdinti ir valdyti kaip ir popierinius dokumentus; antroji – įtraukti į įstaigos kompiuterizuotą sistemą ir jų nespausdinti; trečioji galimybė, kai spausdinti skaitmeninių kopijų nepageidaujama, tačiau įstaiga neturi kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos. Tuomet rekomenduojama susikurti failų sistemą savo kompiuteryje šioms skaitmeninėms kopijoms saugoti ir tvarkyti.
Rekomendacijose numatytos tokios pagrindinės gautų dokumentų skaitmeninėms kopijoms valdyti procedūros:
dokumento skaitmeninę kopiją gavusi įstaiga įsitikina, ar joje yra užtikrinta teksto apsauga, identifikuoja siuntėjo parašą ir pasirenka būdą saugoti gautą dokumento skaitmeninę kopiją. Jei negalima atpažinti gautos dokumento skaitmeninės kopijos turinio bei identifikuoti parašo, apie tai pranešama siuntėjui. Neatpažinta gauta dokumento skaitmeninė kopija turėtų būti sunaikinta;
gautos dokumentų skaitmeninės kopijos registruojamos jų gavimo dieną;
jei gautą dokumento skaitmeninę kopiją užregistravus ir jei reikia, parašius rezoliuciją (ši procedūra gali būti vykdoma kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis), vėliau gaunamas dokumento originalas, gautas dokumento originalas registruojamas ir tvarkomas pagal „Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse“ nustatytus reikalavimus;
jei įstaigoje gaunama dokumento skaitmeninė kopija nėra atspausdinama, ji užregistruojama ir priskiriama bylai kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje pagal įstaigos dokumentacijos planą „Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės“ nustatyta tvarka;
jei įstaiga neturi galimybės gautas dokumentų skaitmenines kopijas išsaugoti kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje, jos gali būti saugomos failų sistemoje joms sukuriant katalogą (prireikus – ir pakatologį), nurodant bylos indeksą ir antraštę pagal dokumentacijos planą (pvz., 1.20 K Susirašinėjimo su ministerijomis teisės aktų derinimo klausimais dokumentai);
kai dokumentų skaitmeninių kopijų byla užbaigiama, rekomenduotina katalogą papildyti informacija apie gautų dokumentų skaitmeninių kopijų skaičių ir bylos chronologines ribas (pvz., 1.20 K Susirašinėjimo su ministerijomis teisės aktų derinimo klausimais dokumentai_50 dokumentų skaitmeninių kopijų rinkmenų_2012-01-01_2012-07-31).
 
Dokumentų skaitmeninių kopijų bylų formavimas
 
Nusprendus formuoti atskiras skaitmeninių kopijų bylas (jų nespausdinant ir nededant į bendras popierines bylas), reikia Dokumentacijos plane numatyti atskiras skaitmeninių kopijų bylas. Visoms nepopierinėms byloms nuo 2011 m. pagal „Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles“ taikomi papildomi reikalavimai. Bylos (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indekse turi būti nurodomas bylos formą žymintis žymuo.
Elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų bylos indeksą sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo:
E – elektroninis dokumentas,
VG – vaizdo ir garso įrašas,
G – garso įrašas,
V – vaizdo įrašas,
F – fotodokumentas (pvz., 5.6 G , kur 5.6 žymi eilės numerį, G – bylos formą).
Jei bylai numatoma priskirti informacinių technologijų priemonėmis tvarkomas dokumentų skaitmenines kopijas, bylos indekse nurodomas tai žymintis žymuo „K“ (pvz., 5.6 K).
Jei viena tema susidaro skirtingų formų dokumentų, bylos sudaromos pagal dokumentų formas. Šių bylų, kurių antraštės vienodos, indeksą sudaro tas pats dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir formą žymintis žymuo (pvz.: 1.15 E, 1.15 VG, 1.15 K).
 
Skaitmeninių kopijų saugojimas
 
Dokumentų saugojimo terminai yra nustatyti vienodi, neatsižvelgiant į dokumento formą, t.y. jei dokumentą reikia saugoti 10 m., tai nesvarbu, ar originalą ar skaitmeninę kopiją kompiuterizuotoje sistemoje įstaiga turi pareigą išsaugoti 10 m. Skaitmeninių kopijų nespausdinant ir pasirinkus jas saugoti skaitmeninėse laikmenose, reikėtų įsitikinti, ar įstaiga turi tokias technines galimybes. Galbūt verta skaitmeninių kopijų valdymą apriboti pagal dokumentų saugojimo terminus, pvz., susirašinėjimo dokumentai saugomi 3 m., todėl jų skaitmeninių kopijų galima nespausdinti ir išsaugoti kompiuteryje. Finansiniai dokumentai saugomi 10 m., jei įstaigos kompiuterinė sistema nėra pajėgi tiek metų išsaugoti tokią kopiją ( įvertinant visas rizikas), galbūt vertėtų jas spausdinti...
Sprendimus dėl skaitmeninių kopijų valdymo turi priimti įstaigos vadovas.
Įstaiga, kuri išsiuntė skaitmeninę dokumento kopiją, savo archyve privalo saugoti originalą (skaitmeninė kopija gali būti ir nesaugoma). Įstaiga, kuri gavo dokumento skaitmeninę kopiją, – privalo saugoti būtent šios formos dokumentą. Dokumento skaitmeninę kopiją gavusi įstaiga, kurioje dokumentų skaitmeninės kopijos saugomos tik informacinių technologijų priemonėmis (kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje, failų sistemoje ar kitu būdu), turėtų įvertinti gautos dokumento skaitmeninės kopijos saugojimo terminą, poreikį ir galimybes (technologines, finansines ir kitas), ją išsaugoti teisės aktų nustatytą laiką.
Gautų dokumentų skaitmeninių kopijų autentiškumui, vientisumui, naudojimo patikimumui ir tinkamumui užtikrinti turi būti naudojamos tokios priemonės ir metodai, kuriais gauta dokumento skaitmeninė kopija būtų apsaugota nuo sąmoningo ar nesąmoningo pakeitimo, sugadinimo, suklastojimo, praradimo. Turi būti užtikrinama, kad visą gautos dokumento skaitmeninės kopijos saugojimo laiką jos turinys bus perskaitomas.
Įstaiga, pasirinkusi saugoti dokumentų skaitmenines kopijas informacinių technologijų priemonėmis, turėtų nuolat tikrinti ir, jei reikia, atnaujinti programines priemones, galinčias pateikti saugomos gautos dokumento skaitmeninės kopijos turinį, konvertuoti gautą dokumento skaitmeninę kopiją į naujus formatus, išsaugant pirminę gautą dokumento skaitmeninę kopiją.
 
Jei trumpai saugomos gautos dokumento skaitmeninės kopijos terminą nusprendžiama pratęsti ir saugoti ilgai ar nuolat, kopija turi būti atspausdinama ir tvarkoma bei saugoma nustatytą laiką „Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių“ nustatyta tvarka.
Dokumentų skaitmeninių kopijų bylos tvarkomos praėjus vieneriems metams po jų užbaigimo.
 
Jei trumpai saugomai bylai buvo priskirtos dokumentų skaitmeninės kopijos ir jos į įstaigos apskaitą buvo įtrauktos ir tvarkytos informacinių technologijų priemonėmis, tai:
  • peržiūrimas dokumentų skaitmeninių kopijų atitikimas bylos temai, nustatytiems ar pasirinktiems sisteminimo požymiams;
  • įvertinamos naudojamų informacinių technologijų priemonių galimybės išsaugoti dokumentų skaitmenines kopijas reikiamą laiką ir užtikrinti prieigą prie jų;
  • rašant bylos aprašymo duomenis nurodoma, kiek dokumentų skaitmeninių kopijų bylai yra priskirta ir jų paieškos duomenys.
 
Perduodant užbaigtas dokumentų skaitmeninių kopijų bylas atsakingam už bylų apskaitą įstaigos darbuotojui, bylų (dokumentų) perdavimo akte nurodomas dokumentų skaitmeninių kopijų kiekis ir matavimo vienetas (pvz., 50 vnt. dokumento skaitmeninių kopijų).
Teisės aktų nustatyta tvarka priėmus sprendimą naikinti dokumentus, ištrinamos ir informacinių technologijų priemonėmis saugomos šių dokumentų skaitmeninės kopijos

Kiekvienas iš mūsų, skaitome laikraščius, žurnalus ir knygas, siunčiame laiškus, rašome prašymus, žiūrime afišas, vartome meniu, pakuojame prekes ar dovanas, t.y su popieriumi susiduriame kiekvieną dieną . Be popieriaus neįmanomas ir biuro darbas. Ko mes dažniausiai nežinome apie popierių, kokia jo įvairovė? Koks popierius tinka rašaliniams ir lazeriniams spausdintuvams, ant kokio galima spausdinti nuotraukas, vizitines korteles, kokios kitos popieriaus prekės palengvina biuro darbą, kaip tinkamai saugoti įsigytą popierių? Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje – KAIP TEISINGAI PASIRINKTI BIURO POPIERIŲ
Pastaruoju metu įstaigų dokumentų valdymo praktikoje pastebima tendencija, jog keičiamasi ne tik įprastais popieriniais dokumentais ar oficialių dokumentų skaitmeninėmis kopijomis, bet ir elektroniniais dokumentais. Tai lemia Lietuvos Respublikos Vyriausybės kryptinga politika elektroninės valdžios ir elektroninių paslaugų srityje.

2005 metais įsigaliojusiame Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) dokumentas buvo apibrėžtas kaip juridinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos. Tai sudarė teisines prielaidas elektroniniams dokumentams atsirasti, juos pradėti kaupti bei saugoti kaip sudėtinę Lietuvos dokumentinio paveldo dalį.

2006 metais įsigaliojo pirmosios taisyklės, nustačiusios elektroninių dokumentų valdymo ir saugojimo procedūras. Taisyklėse buvo apibrėžta atskira oficialaus elektroninio dokumento sąvoka (oficialus elektroninis dokumentas − vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus informacinių technologijų priemonėmis įstaigos sudarytas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu ir įtrauktas į elektroninių dokumentų valdymo sistemą), tačiau sąvoka nenustatyta įstatyminiu lygmeniu. Tokia sąvoka nustatyta 2010 metais pakeitus Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą (Žin., 2010, Nr. 79-4055). Šiame įstatyme elektroninis dokumentas apibrėžtas kaip juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu.             Iš pateiktos elektroninio dokumento sąvokos matyti, jog esminė elektroniniams dokumentams būdinga ir nuo popierinių dokumentų skirianti savybė yra ta, jog elektroniniams dokumentams sudaryti ir valdyti yra naudojamos informacinių technologijų priemonės (tame tarpe ir elektroninio parašo formavimo priemonės). Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje – ELEKTRONINIS DOKUMENTAS: ĮSTAIGOS VEIKLOS ĮRODYMAS
 
Įstatymai numato, kad gyventojai privalo mokėti naudotis pirminėmis gaisro gesinimo priemonėmis, kurių svarbiausia – gesintuvas. Tai nepamainomas prietaisas, įsiplieskusiam mažam gaisro židiniui užgesinti. Tačiau ar mokame naudotis gesintuvais, žinome, kokioje vietoje juos laikyti, kaip tinkamai prižiūrėti? Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje – GESINTUVAS – PRIVALOMAS BIURO ATRIBUTAS
Periodas Kaina (Lt) Kiekis Pasirinkite
2013 m. 7 mėn. prenumerata 188
2013 m. II pusmečio prenumerata 112
2013 m. II ketvirčio prenumerata 71
2013 m. Nr. 5/6 48

Periodas Kaina (Lt) Kiekis Pasirinkite
Pusmetis 87


Į sąrašą


© 2009 UAB „Pačiolis“
Sprendimas: C I T R U S